Confidentialité
Ce que le système de Paysage Lambert garde sur les gens, pourquoi, pour combien de temps, et comment demander une correction ou un retrait.
Qui est responsable
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Paysage Lambert est Jean-François Poitras. Pour toute question ou demande sur ce que contient le système : jeanfrancois@paysagelambert.com.
Ce que le système contient
- Les comptes de l'équipe
Nom, fonction, courriel de travail, rôle, et mot de passe (gardé chiffré, jamais en clair). Pour le calcul du coût de revient, le système peut aussi porter le taux horaire et les heures d'un employé.
Pourquoi. Ouvrir une session et ne montrer à chacun que ce qui le concerne.
Combien de temps. Tant que Paysage Lambert ne le supprime pas. Retirer l'accès d'une personne (Équipe et accès) ferme son compte, mais n'efface pas ses renseignements.
- Les factures de fournisseurs
Fournisseur, numéro, dates, montants, description de l'achat, job où la facture est classée, et la personne qui l'a classée ou corrigée.
Pourquoi. Calculer le coût de revient des chantiers, préparer la comptabilité et la refacturation.
Combien de temps. Tant que Paysage Lambert ne le supprime pas. Une facture écartée reste dans le système.
- Les photos et PDF de documents
Le fichier de chaque facture, billet de livraison ou feuille de transport, tel que reçu, et ce qui y a été lu. Il peut montrer tout ce qui est écrit dessus : noms de clients, adresses de chantier, notes à la main.
Pourquoi. Comparer la lecture avec le papier d'origine au moment de valider.
Combien de temps. Tant que Paysage Lambert ne le supprime pas. Aucune purge automatique.
- Les feuilles de transport
Véhicule, date, lectures du compteur, chantier ou description, et le nom de la personne qui a pris le camion quand il est connu. Un usage personnel est noté comme tel.
Pourquoi. Calculer le coût du voyagement de chaque chantier.
Combien de temps. Tant que Paysage Lambert ne le supprime pas.
- Les noms de jobs et de clients
Le nom de la job, du client ou de la propriété, l'adresse de chantier et, s'ils ont été saisis, téléphone, courriel et notes.
Pourquoi. Rattacher chaque facture et chaque kilomètre au bon chantier.
Combien de temps. Tant que Paysage Lambert ne le supprime pas.
- Les essais de connexion
Le courriel tapé, l'adresse IP de l'appareil, la date, et si l'essai a réussi.
Pourquoi. Freiner quelqu'un qui devine un mot de passe : après quelques essais ratés, la connexion attend quinze minutes.
Combien de temps. Les essais d'une personne sont effacés quand elle se connecte avec succès depuis la même adresse. Ceux de plus de 30 jours sont effacés à la prochaine connexion réussie de n'importe qui.
- Les sessions ouvertes
Un identifiant au hasard, gardé dans votre navigateur et relié à votre compte. Aucune adresse IP.
Pourquoi. Vous garder connecté pendant que vous travaillez.
Combien de temps. 12 heures, ou 30 jours si vous cochez « Rester connecté 30 jours ». « Quitter » efface la vôtre tout de suite ; une session terminée est effacée à la prochaine connexion réussie.
La boîte des factures
Le système lit la boîte des factures (info@) toutes les 10 minutes, sur les 14 derniers jours. Il ne supprime, ne déplace et ne marque rien dans la boîte : les courriels y restent.
- Courriel sans pièce jointe. Le système ne garde que sa clé technique, pour ne pas le rouvrir. Ni l’expéditeur, ni le sujet, ni le texte.
- Pièce jointe d’un expéditeur autorisé. La pièce jointe est lue et gardée comme photo de la facture. Le système inscrit aussi l’expéditeur (nom et adresse), le sujet, la date et le nombre de pièces. Le texte du message n’est jamais gardé.
- Pièce jointe d’un expéditeur non autorisé. Rien n’est lu et la pièce jointe n’est pas gardée. Le système garde l’adresse, le nom affiché et le sujet, pour que le bureau puisse décider d’autoriser cet expéditeur. Cette inscription reste tant que Paysage Lambert ne la supprime pas, ou jusqu’à ce que l’expéditeur soit autorisé.
Tant que la liste des expéditeurs autorisés est vide, les pièces jointes de tous les expéditeurs sont lues.
Où c'est hébergé
Le système et sa base de données sont chez Railway, sur le compte de Paysage Lambert. Les serveurs sont hors du Québec, aux États-Unis.
La lecture automatique passe par l’API d’Anthropic, sur le compte de Paysage Lambert. Pour lire un document, le système envoie le fichier (photo ou PDF), sa date de réception et des consignes de lecture, deux fois : une pour reconnaître le genre de document, une pour le lire. Il n’envoie ni la base de données, ni les comptes, ni le texte des courriels, ni l’expéditeur. Mais le fichier montre tout ce qui est écrit dessus. Combien de temps Anthropic garde ce qu’il reçoit dépend de ses conditions commerciales, que le système ne contrôle pas.
Si le Drive est branché, les parts de factures refacturées (date, fournisseur, description, montants) sont ajoutées au fichier « Facture fournisseurs.xlsx » du dossier de la job, dans le Google Drive de Paysage Lambert.
Combien de temps, en bref
Rien n’est effacé automatiquement, sauf les essais de connexion de plus de 30 jours et les sessions terminées. Le reste est conservé tant que Paysage Lambert ne le supprime pas. Le système n’a pas de bouton pour effacer un compte, une photo ou une inscription de courriel : un effacement se fait dans la base de données, que Paysage Lambert possède.
Vos droits
Vous pouvez demander à voir les renseignements que le système garde sur vous, à faire corriger une erreur ou à les faire retirer. Écrivez au responsable : jeanfrancois@paysagelambert.com. La loi lui donne 30 jours pour répondre.
Le système sort lui-même les factures classées (écran Factures, « Pour la comptabilité », en Excel), les lots de refacturation (Excel) et le fichier d’origine de chaque document, un à la fois. Le reste (comptes, kilomètres, heures) n’a pas d’export dans l’outil : la demande passe par le responsable.